VIII. Письмо-уведомление

Такие письма обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т.е. цели письмауведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда "ему подобных". В том случае, если письмо VIII. Письмо-уведомление уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято данному лицу направить письмо-поздравление (см. пункт VI).

В заключение воспользуемся возможностью еще раз напомнить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;

• безупречное правописание;

• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий

рукописный, достаточно жирный);

• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных

деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;

• страницы нумеруются, начиная со второй;

• письмо должно быть достаточно коротким - так оно легче воспринимается.

Отдельно скажем несколько слов о том VIII. Письмо-уведомление, какие существуют правила для отправления названных выше деловых писем по факсу. (Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой - этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров.)

Если письмо отправляется по факсу, то его первая страница такова:

Date(дата, день месяц, год отправки сообщения):

Time(время):

То(кому он отправляется: фамилия и имя адресата):

Fax no(номер факса адресата):

Company (организация, которую он представляет):

Number of pages including(количество страниц сообщения, включая первую страницу)

If you do not receive all the pages Please call or fax(«если Вы не получили всех страниц сообщения, пожалуйста VIII. Письмо-уведомление, позвоните по телефону…или передайте по факсу…).

После этого пишется слово "comments" (комментарии) и далее идет текст.

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, - на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая "затрудняюсь с ответом"). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции VIII. Письмо-уведомление, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка. Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.



Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно проставляется дата;

• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;

• следует осторожно и аккуратно относиться к информации, которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;

• разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенным ранее.


documentacpizdx.html
documentacpjgof.html
documentacpjnyn.html
documentacpjviv.html
documentacpkctd.html
Документ VIII. Письмо-уведомление